In het hoofdvenster kunt u het menu Venster kiezen. Via het menu Venster kun u het submenu Instellingen kiezen. U krijgt dan het volgende scherm te zien.
Het tabblad Banen
Dit instellingenscherm begint standaard met het scherm Banen. In dit scherm kunt u banen aanmaken. U kunt een baan elke naam geven die u wenst zoals Baan 1, Baan 2, maar ook bijvoorbeeld Te laat afgezegd. De Baan Offset is het aantal minuten dat deze baan later begint dan het openingsuur. Zo kunt u ervoor zorgen dat banen niet precies tegelijk hoeven worden geboekt.
Het tabblad Les Types
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Les Types krijgt u het volgende scherm te zien.
In het tabblad Les Types kunt u de activiteiten opgeven die mensen komen doen. De kleur die u hier opgeeft is de achtergrondkleur van de afspraak. Zo kunt u in de agenda snel zien welk soort lessen de mensen komen volgen.
Het tabblad Niveau´s
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Niveau´s krijgt u het volgende scherm te zien.
Bij Niveau’s kunt u opgeven welke kleuren er worden gebruikt voor verschillende niveau’s en het aantal lessen dat bij elk niveau hoort. De kleur wordt gebruikt als tekstkleur in de agenda.
U kunt uw klanten een vast niveau toewijzen of het niveau Automatic. Bij Automatic zal de kleur van de tekst zich aanpassen aan het aantal gevolgde lessen. Bij elke les wordt het lesnummer opgeslagen waardoor u precies kunt zien bij welke andere klanten u de klant kunt indelen.
Het verdient aanbeveling om de lestype-kleuren en de niveau-kleuren op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld alleen donker voor lestype en alleen lichte kleuren voor niveau. Zo blijft de agenda beter leesbaar.
Het tabblad Omschrijvingen
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Omschrijvingen krijgt u het volgende scherm te zien.
De omschrijvingen zijn de´artikelen´die u verkoopt. Het aantal is het aantal afspraken in de agenda wat hiermee overeenkomt. Zo kunt u bijhouden of het verkochte aantal overeenkomt met het geboekte aantal.
De Sort Order bepaalt in welke volgorde de artikelen in uw facturatie scherm komen.
Het tabblad Pr Contacten
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Pr Contacten krijgt u het volgende scherm te zien.
Het scherm Pr Contacten geeft u de mogelijkheid om bij te houden hoe mensen bij u terecht zijn gekomen, zodat u uw advertentie methodes daarop aan kunt passen.
Het tabblad Loggen
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Loggen krijgt u het volgende scherm te zien.
In het scherm Loggen kunt u opgeven welke gebeurtenissen er in het logbestand moeten komen, hoe het logbestand moet heten en waar het wordt weggeschreven. Elke dag wordt een nieuwe logfile aangemaakt met de opgegeven naam en de datum in de bestandsnaam. Veel loggen kost meer schijfruimte, maar maakt het oplossen van eventuele problemen wel veel makkelijker. Door elke dag een nieuw logbestand te beginnen is de juiste logregel ook makkelijker terug te vinden. Het verdient aanbeveling om oude logbestanden automatisch op te laten ruimen. Dit kan niet vanuit TrackManager. U kunt er ook voor kiezen om alle logregels naar de database te laten schrijven in plaats van naar een bestand op de harde schijf. Dit doet u door in het veld Lokatie Logbestand de huidige tekst te vervangen door database.
Het tabblad Uiterlijk
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Uiterlijk krijgt u het volgende scherm te zien.
Het tabblad Uiterlijk is één van de belangrijkste schermen van TrackManager.
- U kunt opgeven hoe breed elk vakje in de agenda is en hoeveel vakjes er naast elkaar staan.
- Het aantal klanten per groep en het aantal financiële regels is alleen een startgetal. Zodra er meer regels nodig zijn maakt TrackManager ze automatisch aan.
- De openings- en sluitingstijden zorgen er samen met de open- en gesloten kleuren voor dat uw agenda laat zien wanneer u open bent.
- Tijdspanne geeft aan hoe lang een afspraak duurt in minuten.
- Alleen lezen achtergrond is voor vakjes op het hoofdscherm die u zelf niet kunt wijzigen zoals de laatst geselecteerde groep.
- Alleen lege facturen verwijderen zorgt ervoor dat facturen waar een boeking in zit niet kunnen worden verwijderd.
- Klanten uit meerdere groepen selecteren kunt u in deze versie nog niet uitzetten.
- U kunt de seizoensstartdatum en de tijdsduur opgeven zodat TrackManager weet wanneer een nieuw seizoen begint.
- De standaardtaal van TrackManager is Engels. Door een XMLbestand met vertalingen in de Languages-folder te zetten krijgt u er een taal bij. Nederlands is al voor u toegevoegd. Niet vertaalde labels blijven in het Engels. Deze kunnen veelal alsnog later worden toegevoegd.
- Als u Toon gesloten uren op Yes zet zal er een 24-uurs agenda worden getoond. Zie de feature Banenbeheer voor een kortere agenda.
- U kunt de lerarenkolom uitzetten indien u deze niet nodig heeft.
- U kunt er voor kiezen om slechts één maal de tijdskolom te tonen door Tijd bij elke baan op No te zetten. Deze komt dan direct naast de barkolom. Als u kiest voor Yes dan verschijnt er een tijdskolom voor elke baan die rekening houdt met de offset van die baan. Zie ook het tabblad Banen bovenaan deze pagina.
- De Gebruik Kleurenschaal gebruikt de achtergrondkleur (zie het tabblad Les Types) en maakt daar een schaal van afhankelijk van niveau. Hoe meer lessen de klant heeft gehad, des te donkerder wordt de achtergrondkleur. De kleuren van Niveau’s worden dan niet meer gebruikt en de tekstkleur is wit bij een donkere achtergrond of zwart bij een lichte achtergrond.
Het tabblad Database
Wanneer u in het instellingenscherm klikt op het tabblad Database krijgt u het volgende scherm te zien.
In het scherm Database kunt u opgeven hoe uw database heet en waar deze staat. Indien deze lokaal door TrackManager is aangemaakt zal deze de standaardinstellingen hebben.
U kunt kiezen voor een SQL Login of Windows Login. U kunt er voor kiezen om de database op een aparte SQL Server te plaatsen. Hierdoor kan er met meerdere interfaces op dezelfde database worden gewerkt. Bij het gebruik van meerdere interfaces op één database loopt u het risico dat een collega een boeking doet die u niet meteen ziet. TrackManager ververst elke 5 minuten automatisch de gegevens op het scherm.
Heeft u hulp nodig bij het inrichten van uw database omgeving, dan willen wij u daar graag bij helpen.