Het groepenoverzicht is het rechterdeel van het hoofdvenster van het tabblad Groepen. In TrackManager zit een klant standaard in een groep. Een groep kan meerdere klanten bevatten.
In het hoofdvenster van TrackManager klikt u op het tabblad Groepen. Het tabblad Groepen verschijnt.
U kunt vanuit dit tabblad een groep selecteren en vervolgens één of meerdere klanten uit die groep selecteren. U kunt bepalen wat het lestype van klanten is en ze aan het selectiekader “Afspraak Details” toevoegen met de knop: “voeg toe aan selectie”.
Bij Lestype staat standaard het laatst gebruikte lestype voor de desbetreffende klant.
Bij Lessen Aantal staat het aantal geboekte lessen in het huidige (geselecteerde) seizoen voor het geselecteerde lestype.
Extra Niveau is het aantal lessen dat een klant beter (of slechter) is dan normaal is voor het aantal lessen dat deze klant al heeft geboekt in dit seizoen. Bijvoorbeeld als een klant 5 lessen heeft gevolgd maar kan skiën alsof hij er 10 heeft gevolgd, vult u in dit vak 5 in. De kleur die dan in de agenda wordt gebruikt voor deze klant zal overeenkomen met de kleur voor 10 lessen. Dit werkt alleen indien het Klant Niveau op “Automatic” staat.
Met de optie Klant Niveau kunt u aangeven hoe goed de klant is in het bijbehorende lestype. Als u dit op Automatic laat staan, komt het klantniveau overeen met het aantal gevolgde lessen in het huidige seizoen. Indien een klant (sterk) afwijkt van het gemiddelde doordat hij/zij sneller of langzamer leert, kunt u het klantniveau vastleggen op 1 van de niveaus die u heeft opgegeven bij de instellingen.
Indien u het Les Type wijzigt zonder een afspraak te maken, of het Extra Niveau of het Klant Niveau wijzigt, klikt u daarna op de knop [Klant Opslaan] om deze wijzigingen vast te leggen.
De knop [Voeg toe aan Selectie] voegt de in het groepenvenster geselecteerde klanten toe aan de werklijst aan de linkerzijde van het hoofdvenster in het kader Afspraak Details.
De knop [Verwijder uit Selectie] verwijdert de in het groepenvenster geselecteerde klanten uit de werklijst aan de linkerzijde van het hoofdvenster in het kader Afspraak Details.
U kunt per groep een primair contact vastleggen. De contactgegevens van deze klant worden getoond in het kader Primair Contact aan de linkerzijde van het tabblad Groepen. Dit is normaal gesproken de contactpersoon voor de hele groep. U kunt een primair contact instellen door 1 klant uit de groep te selecteren middels het vinkje ernaast en dan op de knop [Instellen als Primair Contact] te klikken.
Onderaan het groepenscherm ziet u een Totaal staan en een veld Gefactureerd. Totaal is het totale aantal geboekte lessen van de groep. Gefactureerd is totale aantal gefactureerde lessen van de groep. Indien Gefactureerd lager is danTotaal, zal het aantal bij Gefactureerd rood oplichten om u te waarschuwen.
Indien TrackManager bij het maken, verwijderen of verplaatsen van afspraken de tel is kwijtgeraakt, dan kunt u dat corrigeren met de knop [Les Aantal Corrigeren]. U kunt eerst selecteren of u dat voor alle klanten ineens wilt doen, maar dat kan erg lang duren als er veel afsrpaken in de agenda staan. U kunt ook kiezen voor de huidige groep of alleen de huidige klant. Dat doet u met de selectielijst naast de knop. TrackManager zal dat het aantal geboekte lessen per klant tellen en dit totaal in het veld Lessen Aantal vermelden.
Indien u naar een nieuw seizoen gaat zal TrackManager bij het gebruiken van deze knop het lesaantal van de lessen uit het oude seizoen overzetten naar het veld Extra Niveau en in het veld Lessen Aantal alleen het aantal lessen tonen uit het huidige (nieuwe) seizoen. Om uw rapportages en facturering zuiver te houden verdient het dus aanbeveling om bij de start van een nieuw seizoen deze knop te gebruiken voor alle klanten.