Op het tabblad Groepen van het hoofdvenster is diverse informatie over de afspraken beschikbaar.
1. Het aantal afspraken of lessen per klant
Op het tabblad Groepen staat in de kolom Lessen Aantal het aantal afspraken of lessen dat in het banenoverzicht is geboekt voor de desbetreffende klant en lestype. Per lestype worden de afspraken apart geteld.
2. Klant Niveau
Op het tabblad Groepen staat in de kolom Klant Niveau het huidig selecteerde niveau van de klant. Standaard is het niveau Automatic geselecteerd. Automatic betekent dat aan de hand van het lesnummer de bijbehorende kleur wordt gebruikt die vermeld staat op het tabblad Niveaus in het venster Instelingen (zie Niveau´s instellen).
In plaats van Automatic kunt ook een vast klantniveau kiezen. De niveaukleur van deze klant is dan in alle geboekte afspraken hetzelfde ongeacht het lesnummer.
Selecteer het vinkje voor de naam van de klant en klik op [Klant Opslaan] voor het vastleggen van het Klant Niveau.
3. Extra Niveau
Het tabblad Groepen bevat een kolom Extra Niveau. Het aantal dat u hier invult wordt opgeteld bij het lesnummer voor de berekening van de niveaukleur. Hierdoor kunt u invloed uitoefenen op de niveaukleur dat de klant krijgt wanneer deze extra snel of langzaam vorderingen maakt.
Door hier een positief getal in te vullen, krijgt de klant in het banenoverzicht een hoger niveau toegewezen met als gevolg een andere kleur van de tekst. Door hier een negatief getal in te vullen, krijgt de klant in het banenoverzicht een lager niveau toegewezen met als gevolg een andere kleur van de tekst.
Selecteer het vinkje voor de naam van de klant en klik op [Klant Opslaan] voor het vastleggen van het Extra Niveau.
4. Primair Contact
In het kader Primair Contact op het tabblad Groepen kunt u zien of aangeven wie de contactpersoon is voor de selecteerde groep. Om een klant als primair contactpersoon in te stellen selecteert u het vinkje voor de naam van de klant en klikt u op [Instellen als Primair Contact].
5 Les Aantal Corrigeren
TrackManager noteert automatisch bij elke geboekte afspraak een lesnummer. Dit lesnummer wordt gebruikt om het aantal lessen bij te houden en het niveau van de klant voor die les te bepalen. Het totale lessenaantal wordt ook gebruikt in de facturering. Lesnummers dienen in oplopende volgorde in het banenoverzicht te staan. Indien door het verplaatsen van afspraken de volgorde beïnvloed wordt óf er afspraken worden verwijderd óf afspraken worden toegevoegd tussen bestaande afspraken in, kan het voorkomen dat Trackmanager afspraken verkeerd nummert.
Wanneer u naar een nieuw seizoen gaat nummert TrackManager het aantal afspraken per bestaande klant door. Voor de facturering binnen één seizoen is dit niet praktisch.
Om beide genoemde scenario´s te corrigeren, kunt u de knop [Les Aantal Corrigeren] gebruiken.
!! Maak eerst een back-up van uw database voordat u verder gaat !!
Indien de uitkomst van dit proces niet het gewenste resultaat heeft, kunt u het proces namelijk niet terugdraaien.
Controleer of in de instellingen de juiste startdatum van het huidige seizoen ingevuld staat (zie TrackManager Installatie: 2.10 Het tabblad Uiterlijk, Seizoen Begin en Seizoen Lengte). Selecteer vervolgens een willekeurige dag in het huidige seizoen.
Selecteer in de keuzelijst naast [Les Aantal Corrigeren] of u de lesaantallen van de geselecteerde klant, alle klanten van de geselecteerde groep of uw volledige klantenbestand wilt corrigeren.
Klik op [Les Aantal Corrigeren]. TrackManager telt het aantal afspraken per klant sinds de startdatum van het seizoen. De afspraken van de desbetreffende klant worden in chronologische volgorde genummerd, startend met 1. Geboekte afspraken vóór het huidige seizoen worden bij elkaar opgeteld en toegevoegd in de kolom Extra Niveau op het tabbladGroepen. Hierdoor blijft de kleur van het niveau van desbetreffende klant behouden.
Dit proces kan enige tijd in beslag nemen.
6. Totaal
Het vak Totaal onder de kolom Lessen Aantal in het tabblad Groepen geeft het totaal aantal afspraken weer wat voor deze groep is geboekt.
7. Gefactureerd
Het vak Gefactureerd rechts naast Totaal geeft het totaal aantal gefactureerde lessen weer. Indien het aantal gefactureerde lessen kleiner is dan het totaal geboekte afspraken, zal dit vak rood gekleurd zijn.
8. Groepen memoveld
Onder het groepenoverzicht op het tabblad Groepen bevindt zich een tekstvak. In dit tekstvak kunt u aanvullende informatie toevoegen voor deze groep. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar indien u de desbetreffende groep heeft geselecteerd. Wanneer de inhoud van dit vak wordt gewijzigd, wordt de knop [Memo Opslaan] actief.
Klik op [Memo Opslaan] om de wijzigingen vast te leggen.